Każdy pracodawca zobowiązany jest do odprowadzania należnych składek ubezpieczeniowych za każdego pracownika, wypłacania wynagrodzenia i uiszczania zaliczki na podatek dochodowy z każdej wypłaty. W jaki sposób dobrze prowadzić kadry przedsiębiorstwa?

Kadry to jeden z najistotniejszych działów w księgowości przedsiębiorstwa, które zatrudniają znaczącą liczbę pracowników. W nich obliczane są składki ubezpieczeniowe, wynagrodzenia i zaliczki na pit. Składają się one z dokumentów przedstawiających wszelkie niezbędne, w celach naliczenia wynagrodzenia netto, podatkowych i składkowych, informacje umożliwiające obliczenia, które posłużą do stworzenia rocznych deklaracji podatkowych i składkowych. Do najbardziej znaczących dokumentów kadrowych należy kartoteka wynagrodzeń, składająca się z listy płac pracowników.

Kartoteka wynagrodzeń powinna składać się z takich informacji jak:

• dane o zatrudnieniu ( data zawarcia, ewentualna data rozwiązania umowy, rodzaj umowy)
• dane adresowe osoby zatrudnionej ( poczta, numer domu, ulica, powiat, numer mieszkania, województwo, kraj, gmina, telefon, miejscowość, kod pocztowy)
• dane o wynagrodzeniu (płaca zasadnicza, nagrody, premia, dodatki i inne)
• dane osobowe osoby zatrudnionej (imię i nazwisko, nazwisko rodowe, rodzaj dokumentu tożsamości, seria i numer dokumentu tożsamości, imię matki, data urodzenia, miejsce urodzenia, imię ojca, NIP, PESEL, drugie imię)

Lista płac

To dokument księgowy, używany w rachunkowości, potwierdzający naliczenie wynagrodzeń dla pracowników, wraz ze wszelkimi składkami płaconymi zarówno przez pracodawcę jak i pracownika. Musi ona posiadać pewne stałe elementy, t.j.:

• zapis o wysokości odprowadzonej zaliczki na pit
• wykaz nadgodzin
• datę wystawienia
• zapis o zwolnieniach chorobowych za dany miesiąc
• podpisy osoby sporządzającej i akceptującej
• zapis o wysokości odprowadzonych składek ZUS-owskich
• zapis o wysokości wymiaru podstawy
• zapis o przyznanych premiach
• nazwę pracodawcy
• zapis o ilości przepracowanych godzin w danym miesiącu
• zapis o wynagrodzeniu netto i brutto
• miesiąc, którego dotyczy
• numery stron
• zapis o przyznanych nagrodach
• zapis o przyznanych prowizjach
• oznaczenie lub nazwę listy płac